Делегування: мій досвід та поради

Попередня стаття
Списки справ. Чи потрібні вони взагалі?

Як замість рутини займатися стратегічними справами? Як замість сидіння після роботи за робочими справами займатися саморозвитком, навчанням і громадською діяльністю? Як замість вихідних, проведених за роботою, присвячувати їх суспільству,  родині, подорожами чи іншому своєму хобі? Як у відпустці зосередитися на відпочинку і розвитку, не відволікаючись на роботу?

Лише навчитися делегувати і почати це робити.

Знаю, що серед моїх читачів і підписників - багато керівників. Я і сам керівник більше 20 років. І без делегування, мабуть, не вижив би.

Але, чесно кажучи, в мене часто бувають проблеми з цим. Іноді я щиро вважаю, що зможу виконати надскладні завдання лише сам, не можу їх нікому довірити, боюсь, що люди не впораються. Що вони це не вміють, що зроблять не так, що будуть робити повільно. 

І дійсно, негативного досвіду в цьому в мене було багато. 

Впорядкував свої знання з делегування я лише в останнє півріччя перед війною, коли брав участі у конкурсах за зайняття різноманітних державних посад категорії А. Тоді питання про делегування задавали мені чи не на кожній співбесіді. Щоб їх вдало проходити, треба було ретельно готуватися.

Коли вивчав делегування, то зрозумів, що частину обов’язкових речей я і раніше виконував, не замислюючись над ними. Вони самі приходили до мене з досвідом. Та велика частина стала для мене відкриттям. І в новій роботі я почав їх поступово втілювати. І сьогодні поділюся з вами основними з них.

Насправді, делегування - це вищий пілотаж особистої ефективності і контролю. Контролювати себе не просто, а інших - тим більше. Але саме делегування приносить найбільший ефект продуктивності і ефективності.

Чим ти маєш і будеш займатися, коли делегуєш:

1. Тим, що приносить тобі максимальні результати.

2. Тим, що веде тебе до твоїх цілей і цілей компанії (організації)

3. Тим, що тебе підсилює і дає додаткові ресурси.

Найскладніше - це змусити себе почати делегувати. Чому ми так впираємося делегуванню? Я виділяю для себе 2 основних проблеми:

По-перше, кожен з нас має негативний досвід делегування. Ми боїмося, що і наступного разу не вийде.

По-друге, нам здається, що інші з цим не впораються, оскільки вони не пройшли весь шлях вирішення конкретних завдань, який пройшли ми.

І перше, і друге - це лише наші переконання. 

Щодо першого переконання, то аналізуючи свій негативний досвід делегування, запитайте себе, чому так сталося? Чи знали ви тоді основі принципи і правила делегування (про них я напишу нижче)? Чи виконували їх? Що ви могли б покращити в тому досвіді?

А тепер згадайте випадки, коли ви вдало делегували, коли поставлені колегам завдання вони виконували з потрібним для вас результатом? Як це було? Що це були за люди? Як ви ставили їх завдання? Чому і як вони їх виконали? Випишіть ці всі моменти. Додайте до них основні рекомендації, про які напишу далі. І сформуйте з цього свої правила делегування.

Щодо другого переконання, то дійсно нам здається, що все, що ми хотіли б делегувати, можна зробити лише одним способом. Але ж згадайте, скільки у світі, наприклад, тренерів по спорту? Кожен з них має свою методику і свій підхід. І всі вони затребувані. 

Так само і з ними, кому ми маємо делегувати. Справді, вони будуть все робити не так, як ми. І не настільки ідеально, як ми. Але вони можуть мати новий погляд на рішення, можуть придумати новий швидкий спосіб виконання, про який ми не здогадуємося. І кінцевий результат від цього у більшості випадків не зміниться. 

Які ж прості кроки треба зробити, щоб почати делегувати?

1. Найперше - відноситися до делегування простіше. Розуміти, що з першого разу навряд чи вийде, тому не треба мати підвищених очікувань з першого разу. Все напрацюється з досвідом. 

2. Визначити, що саме будете делегувати.  Мабуть, єдина річ, яку не можна делегувати, це самоосвіта і робота над собою. Спочатку, це має бути лише те, що ви добре самі вмієте. 

3. Визначити, кому будете делегувати. Це не обов’язково мають бути ваші працівники. Можна делегувати аутсорсерам, фрілансерам та дилерам. Це може бути дешевше, швидше, професійніше і без роздування управлінської бюрократії.

Пам’ятайте, що той, кому делегуєте, має бути мотивований та мати відповідні навички для виконання завдання.

4. Треба переконатися, що виконавець добре розуміє, що треба зробити. Пояснити це йому - це і є основний момент делегування, який потребує вашої безпосередньої і кропіткої участі. Люди не вміють читати ваших думок: ви думаєте про один результат і спосіб його досягнення, люди думають про своє. Тому, ось що треба зробити:

4.1. Точно розписати технічне завдання. Що конкретно ви хочете отримати в підсумку, в цифрах. В якому вигляді має бути результат (наприклад, у вигляді звіту). Має бути описано дуже просто. Це може бути або візуалізація, або текст. Також має бути встановлений дедлайн виконання. 

4.2. Переконайтесь, що працівник вірно зрозумів те, що ви йому делегували.

4.3. Переконайтесь, що працівник освоїв технологію виконання, яку ви йому розписали. 

5. Встановити проміжковий контроль. Краще за все, у вигляді зворотнього зв’язку. 

Вам буде потрібна неабияка сила волі, щоб не втручатися занадто і не диктувати виконавцю. 

6. Допомагати працівнику під час виконання доручення. За потреби надавати додаткову інформацію у вигляді додатковий документів, інструкцій, чек-листів. 

7. Обов’язково дайте зворотній зв’язок працівнику після того, які він виконав делеговане. Що зроблено якісно, що не зроблено не в повному обсязі, що можна було б покращити. 

Спробуйте делегувати щось просте згідно цієї методики і переконайтесь, як воно працює!

Попередня стаття
Списки справ. Чи потрібні вони взагалі?